Je grootste klanten
regelen het nu zelf

Donderdagmiddag, vlak voor de vakantie. Een mail van een vaste klant: “Kun je deze zeven mensen nog inplannen voor BHV-herhaling? Datum maakt niet uit, zo snel mogelijk.” Daaronder zeven namen, twee zonder achternaam.

Ik mail terug welke data er zijn. Zij mailen terug welke datum past. Ik plan ze in, stuur een bevestiging, en vraag nog even de geboortedata na voor de certificaten. Vier mailtjes en anderhalve dag, voor iets wat die klant eigenlijk prima zelf kon.

Voor je vaste zakelijke klanten, je partners dus, hoeft dat niet meer. We hebben het partnerportaal de afgelopen weken flink uitgebreid. Drie dingen, en ze halen alle drie werk uit jouw inbox.

Ze boeken direct op je sessie

In het partnerportaal zit nu Direct boeken. De partner kiest een cursus, ziet jouw geplande sessies met datum, locatie en het aantal vrije plekken, vinkt aan welke medewerkers meedoen, en schrijft ze in. De inschrijving staat meteen vast. Geen aanvraag die op jouw bureau belandt, geen terugkoppeling die jij moet typen.

De prijs rekent live mee, inclusief de partnerkorting die je met die klant hebt afgesproken. En gefactureerd wordt er zoals jij het hebt ingesteld: direct, of pas na afloop op basis van wie er echt was. No-shows betaal je in dat tweede geval niet voor.

Staat de gewenste datum nog niet in je rooster? Dan vraagt de partner 'm aan, net als voorheen, en kom jij in beeld om te plannen. Direct boeken is voor wat al klaarstaat. De rest loopt gewoon via de aanvraag.

Collega's krijgen hun eigen login

Eén contactpersoon per bedrijf werkte in de praktijk niet. De KAM-coördinator boekt, de factuur moet naar de administratie, en HR wil ook kunnen meekijken. Dus deelden mensen inloggegevens, of stuurde die ene contactpersoon alles handmatig door.

Nu beheert de partner zijn eigen accounts. Een collega toevoegen is een naam en een e-mailadres; diegene krijgt een eigen inloglink. Per account staat een schakelaar voor meldingen, zodat de factuur bij de administratie binnenkomt en niet bij iedereen. Werkt iemand er niet meer mee, dan zet je het account op inactief. Allemaal zonder dat jij een nieuwe gebruiker hoeft aan te maken.

De bevestiging komt nu ook via WhatsApp

Een bevestiging per mail verdwijnt in een volle inbox. Daarom kan de cursist er nu voor kiezen om 'm ook via WhatsApp te krijgen. Eén vinkje bij het boeken. In het bericht staan de cursus, datum, tijd en het adres, plus de QR-code voor de aanwezigheidsregistratie op de dag zelf.

Een bericht op de telefoon wordt gelezen. Dat scheelt no-shows, en het scheelt jou de “waar moest ik ook alweer zijn?”-telefoontjes de ochtend van de cursus.

Minder schakelen, hetzelfde overzicht

Het komt steeds op hetzelfde neer: werk dat je klant zelf kan doen, laat je je klant doen. Jij houdt het overzicht. Elke inschrijving en elk verzonden bericht staat gewoon in je eigen beheer, en je inbox wordt er rustiger van.