Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 11 mei 2026

Trainiq is een software-as-a-service-platform waarmee Nederlandse opleiders hun boekingen, facturatie, certificaten en cursistenadministratie beheren. In dit document lees je welke persoonsgegevens we verzamelen, waarvoor we die gebruiken, hoe lang we ze bewaren en welke rechten jij als betrokkene hebt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Welke gegevens verzamelen wij?

Opleider-accounts

• Bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, adres, IBAN
• Naam + e-mailadres + telefoonnummer van de aanmelder en medewerkers
• Logo en huisstijlkleuren
• OAuth-tokens en API-sleutels van het boekhoudpakket en de betaalprovider die de opleider koppelt (bijvoorbeeld Mollie, Stripe, Informer, Moneybird of Exact Online; de opleider kiest zelf welke)

Cursistgegevens

• Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum
• Indien van toepassing voor certificering: BSN (alleen verwerkt wanneer wettelijk verplicht)
• Adresgegevens indien de opleider deze opvraagt voor facturatie
• Cursusdeelnames, aanwezigheidsstatus, behaalde certificaten
• Betaalstatus (bedrag, status, transactie-id bij de betaalprovider van de opleider, dus geen kaart- of rekeninggegevens; die blijven bij de betaalprovider)

Technische gegevens

• IP-adres, browser-useragent, sessie-cookie
• Audit log van administratieve handelingen (wie, wat, wanneer)
• Geanonimiseerde bezoekstatistieken via een zelf-gehoste analytics-installatie (geen cross-site tracking, geen persoonlijke profielen)
• Bij een demo-aanvraag via trainiq.nl: de herkomst van je bezoek. Kom je binnen via een Google Ads-advertentie, dan bewaart je browser het klik-id en de campagnenaam uit die link tot je het tabblad sluit, en stuurt het formulier ze mee. Wij gebruiken dat alleen om te zien welke advertentie tot de aanvraag leidde. Wij melden bij Google Ads dat die klik een aanvraag opleverde, zonder naam, e-mailadres of andere gegevens.

2. Hoe verzamelen wij deze gegevens?

• Rechtstreeks bij de opleider: via het aanmeldformulier, het adminportaal en de Trainiq Connect-pagina.
• Rechtstreeks bij de cursist: via het boekingswidget op de opleider-website, het cursistenportaal, en (indien gebruikt) de WordPress-plugin.
• Via gekoppelde diensten: OAuth-tokens of API-sleutels van het gekozen boekhoudpakket of de gekozen betaalprovider worden door die partij aan ons afgegeven nadat de opleider daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven.
• Via Trainiq Connect: de koppeling tussen Trainiq en die providers draait per opleider op onze eigen servers in Duitsland. Daarlangs sturen betaal- en boekhoudproviders ons notificaties over status­wijzigingen (bijv. "betaling voltooid") en zetten wij facturen in het boekhoudpakket.

3. Waarvoor gebruiken wij de gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen op basis van een van de AVG-grondslagen: uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang of expliciete toestemming.

• Dienstverlening: boekingen registreren, facturen en certificaten uitgeven, aanwezigheid bijhouden, cursistenportaal tonen.
• Wettelijke verplichtingen: factuur- en administratieplicht (art. 52 AWR, 7 jaar bewaarplicht).
• Kwaliteitsbewaking: audit log voor NRTO-eisen en interne controle.
• Contact: bevestigingsmails, QR-codes, herinneringen en certificaten per e-mail verzenden.

Wij gebruiken cursistgegevens niet voor marketing en verstrekken ze niet aan derden voor commerciële doeleinden.

4. Bewaartermijnen

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met de volgende subverwerkers, allemaal onder een verwerkersovereenkomst:

• Hetzner Online GmbH (Duitsland, EU): hosting van servers en databases
• Brevo (Sendinblue SA, Frankrijk, EU): e-mailbezorging van bevestigingen en certificaten
• Mistral AI (Frankrijk, EU): taalmodel achter de AI-assistent Quinn; gegevens van cursisten en contact­personen worden door een PII-detector geblokkeerd vóór verzending
• De betaalprovider van de opleider (bijvoorbeeld Mollie, Stripe of Buckaroo): afhandeling van online betalingen. De opleider kiest zelf welke en heeft daar het eigen contract.
• Het boekhoudpakket van de opleider (bijvoorbeeld Informer, Moneybird, Exact Online, e-Boekhouden of SnelStart): opslag van facturen en creditnota's, alleen wanneer de opleider die koppeling activeert.

De koppeling met die providers, Trainiq Connect, draait per opleider op onze eigen Hetzner-servers in Duitsland. Dat is dus geen extra subverwerker.

Wij verstrekken géén gegevens aan derden voor marketing of analyse buiten deze subverwerkers. Het actuele overzicht met locaties, certificeringen en data-categorieën staat op trainiq.nl/subverwerkers.

6. Jouw rechten (AVG)

Als betrokkene heb je het recht op:

• Inzage: opvragen welke gegevens wij over je verwerken
• Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren
• Verwijdering ("recht om vergeten te worden"), binnen de grenzen van onze wettelijke bewaarplicht
• Beperking van de verwerking
• Dataportabiliteit: een export van je eigen gegevens ontvangen
• Bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
• Toestemming intrekken: voor elke verwerking die daarop is gebaseerd

Stuur een verzoek naar info@trainiq.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. Ben je het niet eens met hoe wij je verzoek behandelen, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Beveiligingsmaatregelen

• Versleuteling in transit: TLS 1.2+ met HSTS voor al het verkeer naar trainiq.nl en opleider-subdomeinen
• Versleuteling at rest: geëncrypteerde volumes bij onze Europese hostingpartij, database-backups ook geëncrypteerd
• Passwordless authenticatie: inloggen gebeurt via een magic link per e-mail; wij slaan geen wachtwoorden op
• Isolatie per opleider: elke opleider draait op een eigen databasetabellenset (optioneel op een eigen domein)
• Toegangscontrole: rolgebaseerde autorisatie (planner / medewerker / beheerder / instructeur)
• Audit log: alle wijzigingen op cursist- en factuurdata worden gelogd
• Regelmatige backups: dagelijks, met geteste herstelprocedures

8. Cookies

Trainiq gebruikt alleen functionele cookies:

• Sessie-cookie: om je ingelogd te houden tijdens één bezoek
• Remember-me cookie (optioneel, vinkje bij inloggen): 30 dagen
• CSRF-token: ter bescherming tegen request forgery

Analytics draait op een zelf-gehoste installatie zonder cookies en zonder cross-site tracking. Daarvoor is geen toestemming vereist.

Op trainiq.nl gebruiken wij daarnaast Leadinfo. Leadinfo zoekt bij het IP-adres van een bezoeker op welk bedrijf daarbij hoort, zodat wij weten welke opleiders onze site bezoeken. Wij zien daarbij geen namen of individuele personen. Wij draaien Leadinfo zonder cookies, zodat de herkenning alleen op het IP-adres gebeurt en er niets op je apparaat wordt opgeslagen of uitgelezen. Het staat niet in de portalen waar cursisten, partners en instructeurs inloggen. Wil je niet herkend worden, dan kun je je afmelden bij Leadinfo zelf. Meer staat in ons cookiebeleid.

9. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd wijzigen. De actuele versie staat altijd op trainiq.nl/privacybeleid met bovenaan de datum van laatste wijziging. Bij substantiële wijzigingen informeren wij opleiders per e-mail.

10. Contact

Vragen, verzoeken of klachten? Mail ons op info@trainiq.nl.