Twaalf namen in een mailtje,
en het examen is over drie weken.

“Kun je twaalf man VCA Basis doen voor volgende maand? Namen staan eronder.” De mail komt van een werkvoorbereider die je twee keer per jaar spreekt. Twaalf namen, twaalf geboortedata, en eentje die je niet goed kunt lezen. De cursus moet je plannen, het examen moet erbij, en de factuur gaat naar het bedrijf, niet naar de twaalf.

VCA-administratie lijkt simpel tot je het naast een open inschrijving legt. Bij een open cursus boekt iedereen zichzelf en betaalt zichzelf. Bij VCA boekt één bedrijf een groep, betaalt het in één keer, en hangt er een examen aan met een datum die jij niet helemaal in de hand hebt. Net die paar verschillen maken dat de meeste systemen ernaast gaan zitten.

Hieronder staat per onderdeel waar het wringt, en hoe je het strak houdt.

De klant is de werkgever, niet de cursist

Het grootste verschil met een open cursus: bij VCA betaalt zelden de deelnemer. Een aannemer, een uitzendbureau of een hoofd KAM stuurt een groep en wil één factuur, met de twaalf namen erop voor de eigen administratie. Knip je die groep in twaalf losse inschrijvingen, dan heb je twaalf openstaande posten en één boze boekhouder.

Een groepsboeking hoort één boeking te zijn, met twaalf deelnemers eronder. In Trainiq zet je de werkgever als boeker, hangt de cursisten daaronder, en gaat er één factuur naar het bedrijf, op rekening of via een betaallink. De namenlijst zit erbij. Komt er een dertiende bij of valt er eentje af, dan pas je de groep aan en klopt de factuur mee.

Trainen en examineren zijn twee momenten

De cursusdag en het examen zijn niet hetzelfde moment. Je traint een groep, en het examen wordt digitaal afgenomen onder toezicht, vaak op een aparte datum en met een legitimatiecheck aan de deur. Tussen die twee momenten raakt de administratie het snelst kwijt: wie was er op de cursus, wie staat er voor het examen, en wie is er nog niet aangemeld.

Het helpt als de cursus en het bijbehorende examen aan dezelfde groep hangen. Eén lijst die je gebruikt voor de presentie op de cursusdag én voor de aanmelding bij het examen. Geen tweede spreadsheet die je met de hand naast de eerste legt en waar precies die ene afmelding net niet in verwerkt is.

De naam moet exact kloppen

Een VCA-diploma is tien jaar geldig en staat in het centrale diplomaregister. Daardoor luistert de naam nauw: zoals hij op het legitimatiebewijs staat, zo moet hij het examen in. Een tikfout in een voorletter of een geboortedatum is geen klein dingetje meer, want hij gaat mee naar een officieel diploma dat een opdrachtgever later online natrekt.

Daarom voer je de deelnemergegevens één keer goed in, bij de boeking, en gebruik je diezelfde gegevens overal daarna. Hoe minder keer een naam wordt overgetikt van het ene lijstje naar het andere, hoe kleiner de kans dat er net een é of een tweede voornaam sneuvelt onderweg.

Tien jaar is lang. De werkgever niet.

Een VCA-certificaat loopt tien jaar mee. Op een chauffeur die elke vijf jaar terug moet voor Code 95 is dat een eeuwigheid, dus de verleiding is groot om de herhaling helemaal niet bij te houden. Maar de cursist vergeet zijn verloopdatum, en jij zit tien jaar later zonder de afspraak.

De korte cyclus zit niet bij de cursist, maar bij het bedrijf. Een aannemer neemt elk jaar nieuwe mensen aan die nog geen VCA hebben, en die wil je niet bij de concurrent zien boeken omdat jij na de vorige groep nooit meer iets liet horen. Eén plek waar je per werkgever ziet wie er een certificaat heeft, wanneer het verloopt en wie er nog moet, maakt van een losse groepsboeking een vaste klant. De verlopende certificaten verschijnen vanzelf op de lijst, ruim voordat ze aflopen.

Eén lijst die overal opduikt

De aanmelding, de presentielijst, de factuur en de aanmelding voor het examen trekken allemaal uit dezelfde groep. De werkgever kan in een eigen portaal zien wie hij heeft aangemeld en welke certificaten er lopen, zonder dat hij jou daarvoor hoeft te mailen. En als je in het najaar weer een paar groepen tegelijk draait, zie je in één oogopslag welke groep welke examendatum heeft en wie er nog niet betaald is.

Wat het niet doet

Het neemt het examen niet af en het geeft het officiële VCA-diploma niet uit. Dat hoort bij de examinering en het centrale register, en daar verandert software van jou niets aan. Je accreditatie, je examencentrum, je afspraken met de examenaanbieder: dat blijft staan zoals het staat.

Wat het wel doet, is alles eromheen recht houden. De groepsboeking, de ene factuur, de namen die maar één keer ingevoerd worden, en de verloopdatums die je tien jaar lang niet kwijtraakt. Draai je twee groepen per jaar voor vaste klanten, dan red je je met een schrift. Het gaat lonen op het punt waarop je meerdere bedrijven tegelijk bedient en je niet meer wilt onthouden welke factuur waar hangt.

Meer zien van hoe dat er voor een VCA-aanbieder uitziet? Lees de pagina over VCA-planning software, of vraag een demo aan via trainiq.nl.