Een volle puppyklas,
en de wachtlijst in WhatsApp.

Donderdag, kwart voor acht. De puppyklas van acht uur zit al weken vol. Een eigenaar appt dat haar pup ziek is en de komende twee avonden niet komt. Je hebt een wachtlijst, ergens, in dezelfde appgroep waar ook de vraag van vanmiddag over een tekenband nog onbeantwoord staat. Wie stond er ook alweer bovenaan?

Dat zoeken kost je geen klanten. Het kost je avonden. En af en toe een plek die leeg blijft omdat je de wachtlijst net te laat nakeek.

De administratie van een hondenschool lijkt op die van een gewone opleider, maar net genoeg anders dat de meeste boekingssystemen er omheen blijven schuren. Hieronder staat per onderdeel waar het wringt, en hoe je het oplost.

Een hondenschool denkt niet in losse lessen

Een puppyklas is geen losse afspraak. Het is een reeks van zes of acht avonden waar iemand zich in één keer voor inschrijft. De meeste software denkt in losse afspraken. Dus zet je elke deelnemer acht keer apart in een agenda, of je houdt het in een schrift bij en telt op het eind met de hand af wie er genoeg avonden had voor een diploma.

Een blok hoort één eenheid te zijn. In Trainiq maak je van een puppyklas of gehoorzaamheidscursus één cursus, met een sessie voor elke avond. De eigenaar boekt eenmaal en zit meteen in de hele reeks. Het systeem houdt per avond de aanwezigheid bij, en je stelt per blok een eigen prijs en een maximum aantal honden in.

De wachtlijst die zichzelf doorschuift

Nederland telt ongeveer 1,9 miljoen geregistreerde honden, een half miljoen meer dan voor 2019. De meeste hondenscholen merken dat aan hun wachtlijst. Een populaire puppyklas zit vaak maanden vooruit vol.

Zit een blok vol, dan krijgt de volgende inschrijving een wachtlijstformulier in plaats van een “vol”-melding. Zegt iemand af, dan krijgt de bovenste persoon op de lijst automatisch een mail met een directe boekingslink die 48 uur geldig is. Reageert die niet, dan gaat de plek naar de volgende.

Dit is het stuk dat met de hand bijna altijd een keer misgaat. Niet omdat je het niet kunt, maar omdat een afzegging om kwart voor acht binnenkomt terwijl je een groep honden voor je hebt staan. Tegen de tijd dat je de appgroep terugscrolt, is de avond voorbij en de plek leeg gebleven.

Betalen bij het inschrijven

Inschrijven en betalen gaat in één keer via iDEAL. Geen losse tikkies achteraf, geen lijstje van wie nog moet betalen dat je elke week opnieuw langsloopt.

Het scheelt ook no-shows. Wie vooraf betaald heeft, komt vaker opdagen. Niet altijd, een zieke pup blijft thuis, maar de vrijblijvende “ik kijk wel of het uitkomt”-aanmelding verdwijnt grotendeels.

Diploma's na de laatste avond

Na de laatste les maakt het systeem het diploma, met de naam van de hond erop, en mailt het naar de eigenaar. Geen stapel certificaten die je op zondagavond met de hand zit in te vullen, geen namen die je verkeerd overtikt van een presentielijst.

Eén plek voor baas en hond

Per deelnemer staat de eigenaar met de hond, de contactgegevens, in welk blok ze zitten, of er betaald is en welke avonden ze er waren. Begin je een nieuw seizoen, dan open je een volgend blok en stuur je je vaste klanten in één keer een bericht dat de inschrijving open staat. De mensen die vorig jaar de puppyklas deden, wil je het jaar erna voor de vervolgcursus terug.

Wat het niet doet

Het traint je honden niet, en het kiest je blokindeling niet. Of je puppyklas op donderdag of op zaterdagochtend draait, hoeveel honden er in een groep passen op jouw veld, dat weet jij beter dan een systeem. Die keuzes blijven van jou.

En heb je één groep met tien vaste klanten die elke week komen, dan is een schrift waarschijnlijk sneller. Het begint te lonen rond het punt waarop je meerdere blokken tegelijk draait en je wachtlijst langer wordt dan je groep. Vanaf daar win je elke week de avond terug die je anders kwijt was aan bijhouden.

Meer zien van hoe dat er voor een hondenschool uitziet? Lees de pagina over hondenschool-software, of vraag een demo aan via trainiq.nl.