Klaar om drie maanden
vooruit te zien?

Vorig jaar september. Een van mijn BHV-instructeurs ging twee weken op vakantie en kondigde het pas in juli aan. Zijn agenda zat al vol. Ik heb vier sessies moeten verschuiven en uiteindelijk via een collega-opleider iemand ingeleend om de gaten op te vangen.

Vervelend was dat de gegevens om dit drie maanden eerder te zien al in het systeem stonden. Er was alleen geen overzicht dat een dergelijke piek liet zien.

Daarom hebben we de Forecast in Trainiq gebouwd.

Wat je ziet

De Forecast opent een tabel. Cursussen verticaal, twaalf maanden horizontaal. Elke cel laat zien wat we voor die maand verwachten. Daarnaast hoeveel plekken er nu nog open staan in de geplande sessies. Het verschil is het tekort. Rode cellen = te weinig.

Klik je op een cel, dan zie je de namen. Cursisten met certificaten die in die maand verlopen, gesplitst tussen “heeft al een nieuwe boeking” en “nog niets gedaan”. Die tweede lijst is wat je echt moet aanpakken.

Waar het cijfer vandaan komt

Op basis van historische data uit je eigen Trainiq-omgeving. Aankomende herhalingen, eerdere boekingen per cursus per maand, en de capaciteit die je al hebt staan in geplande sessies. Geen externe koppelingen, geen ondoorzichtig model. Je kunt op elke cel klikken en zien waar de schatting op gebaseerd is.

Gaten in het rooster vullen

Maandagochtend kijk ik naar september. BHV-Herhaling staat rood, 40 verwachte cursisten op 20 open plekken. Doorklik op de cel: 28 zijn bestaande cursisten met een aankomende herhaling in die maand, 12 zit in de instroom-schatting.

Tweede sessie er bij, dus. Een van mijn instructeurs is twee weken weg in september, dus de eerste of laatste week. Ik check de instructeurs-beschikbaarheid in de planner, kies woensdag 28 september.

Maar ook: sessies op het juiste moment plannen

Een gat dichten is één ding. Een sessie op het verkeerde moment plannen is een ander probleem en kost evenveel geld.

Trainiq stuurt automatisch een herhaalmail 90 dagen voor de certificaat-vervaldatum, met een link naar je aankomende sessies. Plan je een nieuwe sessie binnen dat venster, dan komt 'm in de eerstvolgende mail mee. Plan je 'm later, dan moet de cursist handmatig zoeken — en de helft doet dat niet.

Drie dingen waar ik in de Forecast naar kijk voordat ik een datum prik:

• Of de sessie binnen het 90-dagen mail-venster valt voor de cursisten die dan een herhaling moeten doen. Als ik in mei kijk en zie dat 40 cursisten in september aflopen, plan ik de sessie tussen juli en eind augustus. Niet in juni, want dan zit hij niet in hun herhaalmail.
• Of de week zelf bruikbaar is. Bouwvak, kerstvakantie, voorjaarsvakantie — cursisten in de bouw en logistiek komen daar niet voor uit hun bank. Een BHV-piek in week 28 plannen heeft geen zin.
• Of ik niet drie sessies van dezelfde cursus binnen een week stapel. Cursisten kiezen liever spreiding. Vier sessies BHV-Herhaling in september verdeel ik liever over week 36, 38, 40 en 42 dan over een paar opeenvolgende weken.

De Forecast geeft je het uitzicht over twaalf maanden. Welke maand piekt, welke maand stil is, welke maand al overvol staat. Het is daarom geen “hoe vul ik gaten in”, het is “hoe verdeel ik mijn capaciteit over een jaar dat ik nu kan zien.”

Wat het bewust niet doet

Het systeem stelt geen sessies voor. Het stuurt geen “we hebben een gat gevonden, klik om in te plannen”-suggesties. Een opleider weet zelf welke instructeur in januari niet voor 09:00 wil beginnen of welke partner een vaste sessie op maandagochtend verwacht. Die kennis hoort niet in een model.

De Forecast geeft je het uitzicht. Of je 'm gebruikt om een sessie aan te maken, of om er juist een te schrappen omdat het rustig blijft, is een planner-besluit.

Wanneer dit nuttig is

Het werkt voor opleiders boven ongeveer 50 cursisten per maand. Daaronder weet je het zelf sneller dan een tabel. Het werkt het beste voor cursussen met een vervalcyclus — BHV, EHBO, VCA, Code 95, heftruck. Daar zijn de aankomende herhalingen het zwaarste signaal.

Open 'm in je eigen Trainiq-omgeving, of vraag een demo aan via trainiq.nl.